Le choix du logiciel destiné à la gestion des activités en télétravail dépend essentiellement des besoins des utilisateurs et des tâches à accomplir. En effet, chaque outil a des fonctions particulières. Elles peuvent être, entre autres, le référencement de logiciels, le partage des informations, la communication et l’archivage des fichiers.
Pour le CRM, le développement des logiciels et le stockage
Afin d’organiser la gestion de la relation client, on a besoin d’une interface qui associe le marketing, la commercialisation et le service client. On peut, de fait, compter sur le système transversal de Salesforce. Il simplifie toutes les tâches liées à ces éléments. Mais, pour concevoir et développer des logiciels, il faut plutôt utiliser des plateformes appropriées comme Github et Jira. D’autre part, une structure qui manipule et produit de nombreux fichiers peut avoir besoin d’un logiciel gestion télétravail de stockage accessible par tous les collaborateurs. Il est donc possible de l’orienter vers MediaValet, Google Drive ou Box.
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Pour la messagerie et les discussions
Il est souvent difficile pour un groupe de maintenir une communication fluide à distance. Du fait de ce constat, plusieurs logiciels ont été élaborés pour simplifier les échanges et les rendre plus proactifs. Dans ce sens, on retient les formules Gmail et Outlook pour les messageries électroniques essentiellement. En outre, pour communiquer à plusieurs, il faut plutôt s’orienter vers les solutions Slack et Miscrosoft Teams. Elles permettent de structurer le travail, de maintenir le contact avec tous les membres de l’équipe et de discuter, par exemple, sur des sujets professionnels ou privés.
Pour la gestion des tâches et des projets
La gestion des tâches et des projets est un aspect crucial du travail en équipe. Vous devez trouver un logiciel qui permet une organisation optimale de ces derniers. Plusieurs plateformes s’offrent à vous, parmi lesquelles on recommande Trello, Asana et Monday.com.
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Trello propose un tableau kanban pour organiser toutes vos tâches selon l’avancement. Vous pouvez facilement déplacer les cartes d’une colonne à l’autre pour suivre la progression de votre projet très simplement.
Avec Asana, vous avez accès à plusieurs fonctionnalités intéressantes comme le suivi du temps passé sur chaque tâche. Le logiciel offre aussi la possibilité de créer des tâches récurrentes et d’assigner différentes responsabilités aux membres de l’équipe.
Monday.com se présente sous forme d’un tableau blanc personnalisable avec des colonnes que vous pouvez renommer selon vos préférences. Chaque membre peut ajouter ses propres commentaires ou pièces jointes tandis que les notifications permettent au reste du groupe d’être informé en temps réel.
Vous devez noter que ces solutions ont chacune leurs avantages et inconvénients. Il faudra peser le pour et le contre avant d’en choisir une adaptée à votre contexte professionnel.
Pour la sécurité et la confidentialité des données
La sécurité et la confidentialité des données sont des enjeux majeurs pour toute entreprise. Il faut choisir un logiciel qui garantit une protection optimale de vos informations sensibles.
Pour cela, il est recommandé de porter attention aux certifications obtenues par les fournisseurs de ces solutions. La norme ISO 27001 atteste notamment d’un niveau élevé de sécurité des systèmes d’information.
Il est aussi judicieux de choisir un logiciel avec une fonctionnalité d’authentification forte, comme l’outil Google Authenticator. Cette méthode utilise deux facteurs distincts pour s’assurer que seule la personne autorisée peut accéder au compte : le mot de passe classique ainsi qu’un code envoyé sur votre smartphone.
Pensez à vérifier si le prestataire propose une solution d’historique et de journalisation des connexions. Ce système permettra, en cas d’intrusion ou de vol de données, non seulement d’intervenir rapidement mais aussi de reconstituer les actions menées sur votre réseau informatique dans le but d’éviter tout problème futur.
Prendre soin du traitement sécurisé et confidentiel des données n’est pas négligeable lorsqu’on travaille à distance. Assurez-vous donc que la plateforme choisie respecte toutes ces exigences techniques pour vous offrir un service fiable et sûr vis-à-vis de vos clients et partenaires professionnels.
